Lập bảng biểu hiện công việc có hiệu quả

Lập bảng thể hiện công tác có hiệu quả

Lập bản diễn tả công tác rõ ràng trước khi bạn tiến hành việc thuê nhân lực sẽ giúp cho bạn lựa chọn các ứng viên tốt nhất trong tập giấy tờ xin việc. Công tác này gồm hai phần - tóm tắt trách nhiệm cần đảm nhiệm của công việc, và lên danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện.
   Suy nghĩ về bản mô tả công tác một cách hoàn chỉnh là việc đáng để bạn phải tốn thời kì và công sức. Một bản biểu đạt không rõ ràng, rối rắm hoặc không chính xác có thể khiến bạn khó gắn kết giữa công tác với người tìm việc bởi vì bạn chẳng thể biết kiên cố công tác đòi hỏi những gì.
   Một bản biểu hiện công việc chuẩn xác cũng rất cần thiết khi biên soạn đăng lăng xê   tuyển dụng   , đăng các yết thị việc làm hoặc khi thực hành các công tác   tuyển dụng   khác. Nó giúp bạn thấy một cách rõ ràng là bạn đang   kiếm tìm   năng lực cụ thể nào và hướng quảng cáo của bạn vào những đặc tính đó để thu hút những ứng cử viên đáp ứng được đề xuất một cách tốt nhất.

Hãy sử dụng những lời khuyên dưới đây khi bạn soạn một bản trình bày công tác.

Tránh những điều chung chung
   Khi diễn đạt những nhiệm vụ và nghĩa vụ mà bạn cần người cần lao thực hành thì cố gắng càng chi tiết càng tốt. Cân nhắc về những ích lợi mà người lao động sẽ mang lại cho công ty của bạn hoặc mang lại cho khách hàng của ban. Tỉ dụ đừng biểu đạt một viên chức cửa hàng video chỉ đơn giản là người sẽ "cho khách hàng thuê video". Thay vào đó, bạn sử dụng những từ như "sẽ giúp đỡ khách hàng trong việc chọn các bộ phim, san sớt những hiểu biết của mình về các bộ phim hiện đại hoặc cổ điển", bạn sẽ biết bạn cần một nhân tình thích phim và có thể truyền sự say mê thích của mình cho các khách hàng của bạn.

Đặt thứ tự ưu tiên
   Khi mà bạn đã tạo nên một danh sách các trách nhiệm và nhiệm vụ, hãy xếp đặt chúng theo trật tự quan trọng. Hãy khởi đầu với các kỹ năng cơ bản của công tác sẽ được thực hiện. Bằng cách này bạn sẽ biết những kỹ năng nào cần cho việc thực hiện thành công công việc, điều gì cấp thiết và điều gì trên thực tế có thể không phù hợp. Thuê cần lao thường là công tác đòi hỏi phải có sự đánh đổi, bởi vậy việc đặt trật tự ưu tiên sẽ giúp bạn quyết định cái mà bạn có thể bằng lòng hoặc không thể chấp thuận được.

Sử dụng các tiêu chí có thể đo được
   Hãy nói rõ cách thực hành công tác mà bạn mong chờ ở nhân viên và tìm cách để định lượng các tiêu chí này bằng các con số và thời kì ngay khi có thể. Nếu không, bạn có thể đã thuê một người có thể thực hành các nhiệm vụ theo yêu cầu nhưng với hiệu suất không cao hoặc làm không đến nơi đên chốn. Thí dụ, liệu một kế toán trưởng có phải quản lý một, bốn hoặc mười trương mục cùng một lúc hay không? Một kế toán viên có cần phải cập nhật tài khoản phải thu hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng hay không?

Đề nghị sự giúp đỡ
   Dành thời kì tham mưu những người khác trong cơ quan, những người sẽ quản lý hoặc làm cùng với người lao động mới để lấy ý kiến của họ về những nhiệm vụ chính mà người lao động mới sẽ đảm đương. Những người làm việc trực tiếp với nhau thường sẽ biết rõ hơn về những kỹ năng làm việc hàng ngày cần có để thực hành tốt công tác. Những ý kiến đó là khôn xiết quý giá đối với bạn

(Theo Chúng Ta)

Văn hóa công ty, yếu tố vàng của thành công

Văn hoá công ty chính là tài sản vô hình của mỗi tổ chức. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc xây dựng văn hoá đơn vị là một việc làm khôn xiết cần thiết nhưng cũng không ít khó khăn.
1/ Hiểu thế nào về văn hoá tổ chức?

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá. Theo E.Heriôt thì "Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá”. Còn UNESCO lại có một khái niệm khác về văn hoá: "Văn hoá đề đạt và biểu thị một cách tổng quát, sống động mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng đồng) đã diễn ra trong quá khứ, cũng như đang diễn ra trong ngày nay, qua hàng bao lăm thế kỷ nó đã cấu thành một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng dân tộc khẳng định bản sắc riêng của mình”.

Vậy văn hoá tổ chức là gì? Văn hoá công ty là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một tổ chức, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của đơn vị ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc đeo đuổi và thực hiện các mục tiêu.

Cũng như văn hoá nói chung, văn hoá doanh nghiệp có những đặc trưng cụ thể biệt lập. Trước nhất, văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm của những người cùng làm trong một công ty và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong công ty san sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó. Văn hoá công ty còn góp phần tạo ra sự dị biệt giữa các đơn vị và được coi là truyền thống của riêng mỗi công ty.

2/ Văn hoá doanh nghiệp tại Nhật

Tại Mỹ, các nhà nghiên cứu đã tìm hiểu mối quan hệ giữa hoạt động của đơn vị, thành quả của tổ chức và nội dung văn hóa của tổ chức đó. Họ nhận thấy rằng hầu hết các công ty thành công đều duy trì, giữ giàng nền văn hóa công ty của mình. Có sự dị biệt giữa các nền văn hóa trong các tổ chức. Mỗi nền văn hóa khác nhau có thể đưa ra một hệ thống văn hóa doanh nghiệp khác nhau. Theo ông A. Urata, văn hóa truyền thống của Nhật Bản, do hoàn cảnh sau chiến tranh thế giới đã tạo thành những nét đặc trưng. Đó là những người cần lao Nhật Bản thường làm việc suốt đời cho một đơn vị, công sở. Họ được xếp hạng theo bề dày công việc. Trong các công ty của Nhật Bản đều có tổ chức công đoàn. Các quyết định sẽ được ra theo quyết định của tập thể và các hoạt động đặc trưng đó có tên là Kaizen.

Văn hóa doanh nghiệp kiểu Nhật đã tạo cho doanh nghiệp một không khí làm việc như trong một gia đình, các thành viên gắn bó với nhau chặt chẽ. Lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đến các thành viên. Thậm chí ngay cả trong những chuyện riêng tây của họ như cưới xin, ma chay, ốm đau, sinh con... Cũng đều được lãnh đạo thăm hỏi chu đáo. Vì làm việc suốt đời cho công ty nên công nhân và người cần lao sẽ được tạo điều kiện để học hỏi và   tập huấn   từ nguồn vốn của công ty. Nâng cao năng suất, chất lượng và đào tạo con người được coi là hai đặc trưng cơ bản của văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.

Có một sự khác bịêt căn bản trong tư duy của người Nhật về doanh nghiệp. Tại Mỹ và phương Tây, quyền lực cao nhất trong việc quyết định số phận của một đơn vị là các cổ đông. Người quản lý tổ chức và vốn của công ty tách hẳn nhau. Cổ đông yêu cầu nhà quản lý phải nâng cao lợi nhuận của công ty trong một thời kì ngắn. Chỉ số cổ tức thị thước đo năng lực của nhà quản lý. Ngoại giả, người Nhật lại quan niệm rằng công ty tồn tại như một hoạt động mang tính đạo đức. Mọi người trong đơn vị phải kết nối với nhau trong mối quan hệ chung. Tổ chức là một chủ thể hợp nhất. Người Nhật quan tâm đến ích lợi đơn vị và người làm trong công ty, thay vì chỉ quan tâm đến lợi nhuận như ở phương Tây. Do đó, tại một tổ chức Nhật Bản, người lãnh đạo phải lo nâng cao đời sống cho người lao động và điều này thúc đẩy lớn đến chiến lược phát triển của tổ chức. Nó cũng thúc đẩy mật thiết đến việc nâng cao chất lượng và hiệu suất cần lao. Sự hợp nhất giữa đơn vị và người làm trong doanh nghiệp đã tạo cho mọi thành viên sự trung thành cao. Tất cả đều quan tâm đến sự sống còn của đơn vị, do đó dẫn đến sự tăng trưởng cao.

3/ Thực trạng văn hoá doanh nghiệp ở Việt Nam

Nhìn nhận một cách tổng quát, chúng ta thấy văn hoá trong các cơ quan và tổ chức ở nước ta còn có những hạn chế khăng khăng: Đó là một nền văn hoá được xây dựng trên nền móng dân trí thấp và phức tạp do những nhân tố khác thúc đẩy tới; môi trường làm việc có nhiều bất cập dẫn tới có cái nhìn ngắn hạn; chưa có quan niệm đúng đắn về cạnh tranh và hiệp tác, làm việc chưa có tính chuyên nghiệp; còn bị liên quan bởi các khuynh hướng cực đoan của nền kinh tế bao cấp; chưa có sự giao xoa giữa các ý kiến đào tạo cán bộ quản lý do nguồn gốc tập huấn; chưa có cơ chế dùng người, có sự bất cập trong giáo dục đào tạo ra chất lượng chưa cao. Mặt khác văn hoá đơn vị còn bị những yếu tố khác tương tác tới như: Nền sản xuất nông nghiệp nghèo nàn và thúc đẩy của tàn tích đế quốc, phong kiến.

Văn hoá công ty có vị trí và vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi công ty, bởi bất kỳ một tổ chức nào nếu thiếu đi nhân tố văn hoá, tiếng nói, tư liệu, thông báo khái quát được gọi là kiến thức thì công ty đó khó có thể đứng vững và tồn tại được. Trong xu hướng xã hội ngày nay thì các nguồn lực của một công ty là con người mà văn hoá tổ chức là cái liên kết và nhân lên nhiều lần các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ. Vì thế, có thể khẳng định văn hoá tổ chức là tài sản vô hình của mỗi công ty. Theo ông trằn Hoàng Bảo (1 trong số 300 nhà đơn vị trẻ) nhận xét: Văn hoá của tổ chức được miêu tả ở phong cách lãnh đạo của người lãnh đạo và tác phong làm việc của viên chức. Cũng theo ông Bảo, đối tác khi quan hệ thì ngoài việc quan tâm tới lợi nhuận của đơn vị họ còn kiểm tra doanh nghiệp qua văn hoá của tổ chức đó.

Sự thành công của mỗi đơn vị, đặc biệt là ở các nước châu á thường được dựa trên mối quan hệ cá nhân của người lãnh đạo, còn các nước Tây Âu thì thành công của doanh nghiệp lại được dựa trên các yếu tố như khả năng quản lý các nguồn lực, hiệu suất làm việc, tính năng động của nhân viên… Ngoài những nguyên tố chủ quan, để xây dựng văn hoá đơn vị còn phải chú trọng tới những yếu tố khách quan. Đó là việc tạo dựng thị trường, ích lợi của người tiêu thụ, được biểu hiện qua "Các nguyên tắc chỉ đạo để bảo vệ người tiêu thụ”, là quá trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới.

4/ Xây dựng văn hoá công ty trên cơ sở nào?

Trước nhất chúng ta phải có ý kiến cụ thể về vai trò của văn hoá doanh nghiệp. Sự thắng thế của bất cứ một đơn vị nào không phải ở chỗ là có bao lăm vốn và sử dụng công nghệ gì mà nó được quyết định bởi việc đơn vị những con người như thế nào. Con người ta có thể đi lên từ tay không về vốn nhưng không bao giờ từ tay không về văn hoá. Văn hoá chỉ có nền tảng chứ không có điểm mốc đầu cuối. Vì thế, xuất phát điểm của đơn vị có thể sẽ là rất cao giả dụ nó được xây dựng trên nền móng văn hoá. Các doanh nghiệp khi xây dựng đều phải có nhận thức và niềm tin triệt để, lúc đó văn hoá sẽ xuất hiện. Mọi cách tân chỉ đích thực có tính thuyết phục khi nó tách ra khỏi lợi ích cá nhân, còn văn hoá doanh nghiệp thì phải bảo vệ cho mọi quyền lợi và lợi ích của cá nhân.

Khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp cần phải có những biện pháp cụ thể. Biện pháp trước tiên là phải xây dựng một hệ thống định chế của công ty, bao gồm: đích danh, tự kiểm soát, phân tách các công việc, các đề xuất. Sau đó xây dựng các kênh thông tin; xây dựng các thể chế và thể chế tụ hợp và dân chủ như: Đa dạng hoá các loại hình tập huấn và phát triển nguồn nhân công; tiêu chuẩn hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; xây dựng cơ chế phối hợp hài hoà các lợi ích để doanh nghiệp trở nên ngôi nhà chung, là con thuyền vận mệnh của mọi người.

*) Các hạt nhân bản hóa đơn vị

Đây là cơ sở để hình thành văn hóa đơn vị. Các hạt nhân văn hóa là kết quả của sự tương tác tương hỗ giữa các thành viên trong tổ chức với nhau. Khi doanh nghiệp khởi đầu hoạt động, nền văn hóa doanh nghiệp xuất hiện, phát triển và tự bảo vệ. Văn hóa đơn vị có tính đặc thù nên các hạt nhân bản hóa được hình thành cũng có tính chất biệt lập. Văn hóa của các tập đoàn đa nhà nước khác với văn hóa của các doanh nghiệp liên doanh hoặc văn hóa của tổ chức gia đình. Hạt nhân văn hóa doanh nghiệp bao gồm triết lý, niềm tin, các chuẩn mực làm việc và hệ giá trị.

*) Phát triển văn hóa giao lưu của các doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thường có thiên hướng liên doanh, liên kết với nhau. Để tồn tại trong môi trường kinh doanh phức tạp, đa văn hóa, các đơn vị chẳng thể duy trì văn hóa doanh nghiệp mình giống như những lãnh địa đóng kín của mà phải mở cửa và phát triển giao lưu về văn hóa. Việc phát triển văn hóa giao lưu sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp học tập, lựa chọn những góc cạnh tốt về văn hóa của các tổ chức khác nhằm phát triển mạnh nền văn hóa của tổ chức mình và trái lại.

*) Xây dựng các tiêu chuẩn về văn hóa công ty

Để hình thành một nền văn hóa mạnh và có bản sắc riêng, hồ hết các đơn vị thường xây dựng cho mình những tiêu chuẩn về văn hóa và buộc mọi người khi vào làm việc cho đơn vị phải tuân theo. Ngoại giả, các tiêu chuẩn này có thể thay đổi khi không còn ăn nhập hoặc hiệu quả thấp. Trong trường hợp như vậy, việc sáng tạo thành những tiêu chuẩn mới là cần thiết.

Trong điều kiện toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới và quá trình cạnh tranh quốc tế ngày một gay gắt thì văn hóa doanh nghiệp được chú trọng xây dựng và phát triển. Nó trở nên một loại tài sản vô hình đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong kho tài sản doanh nghiệp và là một trong những dụng cụ cạnh tranh khá nhan sắc bén. Những công ty không có nền văn hóa mạnh khó có thể cạnh tranh cao trên thị trường. Đồng thời, công ty có thể tạo nên và tăng uy tín của mình trên thị trường duyệt y việc xây dựng và phát triển một nền văn hóa tổ chức mạnh.

*) Văn hóa tập đoàn đa quốc gia

Các tập đoàn đa nhà nước có nhiều chi nhánh hoạt động ở nhiều nước trên thế giới, thường phải đối mặt với môi trường kinh doanh đa dung nhan tộc, đa quốc tịch và đa văn hóa. Để tăng cường sức mạnh và sự kết liên giữa các chi nhánh của các công ty đa quốc gia ở các nước khác nhau, các tập đoàn phải có một nền văn hóa đủ mạnh. Hầu như tập đoàn đa nhà nước nào cũng có bản sắc đẹp văn hóa riêng của mình và đây được coi là một trong những điều kiện sống còn, một loại khí giới cạnh tranh lợi hại. Các tổ chức đa nhà nước có mục tiêu kinh doanh chiến lược, nhãn hiệu hàng hóa nức tiếng và tăm tiếng cao về chất lượng sản phẩm và dịch vụ trên thị trường thế giới. Những kết quả này có thể coi là sản phẩm của quá trình vận động của văn hóa tập đoàn. Ngoài ra, để đạt được những đỉnh cao của sự thành công đó, các tập đoàn phải mất nhiều thời kì và tiền bạc. Chẳng hạn, để có nhãn hiệu Pepsi Cola nổi danh với màu xanh tươi trẻ, Tập đoàn Pepsi phải chọn cách tiếp cận văn hóa phương Đông - sinh sản loại đồ uống mang nhãn hiệu Pepsi Cola với tượng trưng thiếu âm và thiếu dương (tượng trưng của những người theo Phật giáo) để đến với khách hàng là những giáo đồ của Phật giáo. Để bảo hộ cho biểu tượng này, Tập đoàn phải chi tới 500 triệu USD và giá của nhãn hiệu Pepsi đã lên tới 55 tỷ USD. Đối thủ cạnh tranh của Pepsi Cola là Tập đoàn Coca Cola. Tập đoàn này có nền văn hóa hùng mạnh và với những ưu thế về tiếng tăm, uy tín cũng như nghệ thuật kinh doanh đã chiến thắng Pepsi Cola trên thương trường dù rằng đồ uống Coca Cola chỉ được xếp thứ 7 trong số 12 loại đồ uống hàng đầu của nước Mỹ về chất lượng và đồ uống này đã bị người tiêu dùng châu Âu tẩy chay vào năm 1999.

*) Văn hóa doanh nghiệp gia đình

Các tổ chức gia đình được xem là một loại định chế độc đáo trong đó một gia đình là hạt nhân của công ty. Văn hóa công ty gia đình chịu tương tác của truyền thống gia đình, sự kế tục giữa các thế hệ và lòng trung thành với những triết lý kinh doanh, kinh nghiệm, bí quyết được gia đình đúc rút được trong quá trình kinh doanh. Thông thường, trong gia đình, người chủ gia đình thường nắm được bí quyết về một nghề nghiệp nào đó và dựa vào nghề nghiệp đó để thành lập công ty gia đình. Vì thế, văn hóa doanh nghiệp gia đình chịu thúc đẩy rất lớn thúc đẩy của phong cách lãnh đạo của người chủ gia đình. Kỷ luật trong đơn vị gia đình thường được đề cao vì họ vừa là người chủ sở hữu vừa là người sử dụng các tài sản của gia đình. Chả hạn, doanh nghiệp sản xuất giày dép Biti’s (Việt Nam) là một biến thể của tổ chức gia đình. Tổ chức này có một nền văn hóa mạnh và các thành viên của tổ chức đều thấm nhuần được những giá trị và chuẩn mực của văn hóa doanh nghiệp. Tổ chức này đang có triển vẳng trở thành một trong những đơn vị đa quốc gia trước hết của Việt Nam.

Có thể nói, Văn hoá tổ chức là nhằm tạo nên lệ luật ứng xử cho công ty mà không phải tạo ra tác dụng chỉ đạo. Cách làm này của các công ty không chỉ có tác dụng tác động cho công ty mình thực hiện được phương thức kinh doanh "lấy con người làm trung tâm", mà còn làm cho năng lực phát triển sản phẩm và năng lực đoàn kết hiệp đồng tập thể của đơn vị trở nên phồn vinh, tăng thêm sự gắn bó của viên chức với doanh nghiêp, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Theo Diễn đàn doanh nghiệp