Mô hình quản trị nhân sự bằng JD - bảng mô tả công việc

Khi đề cập đến bản mô tả công việc (job description - JD), mọi người thường cho rằng chức năng chính của nó là làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào đó trong tổ chức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự.

Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa các JD sẽ thấy JD - Bản mô tả công việc là một công cụ quản trị doanh nghiệp và quản lý nhân sự hữu hiệu thông qua việc mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Tất cả các chức danh công việc từ cấp quản lý cao nhất, đến từng nhân viên trực tiếp tác nghiệp đều được mô tả hết sức cụ thể, rõ ràng.

JD, JS và cấu trúc của JD

Theo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức năng, nhiệm vụ của một vị trí nào đó trong tổ chức với việc được trao các quyền hạn nhất định nhằm giải quyết một hoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu nào đó của tổ chức trong cả ngắn hạn và dài hạn.

Cao hơn, với cách tiếp cận dưới góc độ quản trị tổ chức thì sự tồn tại của bất cứ JD nào trong tổ chức không chỉ dừng lại ở việc mô tả công việc của vị trí đó mà nó còn là cơ sở để xác định tính cần thiết, phù hợp của vị trí đó trong cấu trúc, sơ đồ tổ chức.

Một phần quan trọng khác của JD là JS (job specification). Đây chính là hệ thống các yêu cầu, đòi hỏi về tiêu chuẩn, điều kiện của từng vị trí để hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ được mô tả.

Việc hệ thống hóa các JS giúp người quản trị tổ chức thấy được các vị trí trong tổ chức muốn hoàn thành được nhiệm vụ theo mô tả thì cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, điều kiện gì. Các tiêu chuẩn này bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng, khả năng, kinh nghiệm, sức khỏe, thái độ, hành vi… được chuẩn hóa cho từng vị trí.

Để giải quyết nhiệm vụ quản trị tổ chức, mỗi lãnh đạo có mục tiêu, nhiệm vụ, hoạt động khác nhau lại xây dựng JD theo cấu trúc riêng. Tuy nhiên, bất kỳ JD nào cũng phải hàm chứa các nội dung cơ bản, vì vậy, khi viết một bảng mô tả công việc, bạn cần chú ý các yêu cầu  sau đây:

(I) Phần thông tin về vị trí: cho biết sự tồn tại, hiện diện của vị trí nào đó, qua đó cũng cho thấy thứ bậc và chế độ phải báo cáo cho cấp nào, vị trí nào trong tổ chức;

(Ii) Phần trách nhiệm, nhiệm vụ: làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụ gì, phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó, phần này còn chỉ rõ việc thực hiện phải tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào;

(Iii) Phần quyền hạn: để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tổ chức sẽ phải trao các quyền hạn cơ bản gì trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(Iv) Phần mối quan hệ công tác: chỉ ra việc cán bộ, nhân viên đó có những mối quan hệ công tác nào (bên ngoài và trong nội bộ) để biết mình sẽ phải làm việc với ai, cấp nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(V) Phần chỉ tiêu công việc: đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bản phải hoàn thành, đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ;

(Vi) Phần cuối cùng, cũng là phần quan trọng thứ hai trong JD là các tiêu chuẩn cho vị trí.

Tóm lại, khi viết một bản Mô tả công việc, bạn cần nghiên cứu, thu thập các thông tin chi tiết về công việc của từng bộ phận, công việc của từng cá nhân, xây dựng và hệ thống hóa lại các hoạt động phân quyền, phân công công việc, tránh chồng chéo. Bạn cầnnhân sựmô tả rõ ràng và cụ thể những kỹ năng cần thiết và nhiệm vụ chính mà mỗi nhân viên sẽ đảm trách, những quyền hạn, chỉ tiêu mà nhân viên đó cần đạt được. Hạn chế tối đa việc dùng các thuật ngữ chuyên ngành.

JD dưới góc độ quản trị tổ chức

Có nhiều cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, một trong những cơ sở quan trọng nhất là chất lượng nhân sự và chính sách đối với nhân sự trong tổ chức. Để có chất lượng nhân sự tốt thì công tác tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện phải tốt. Và Bản mô tả công việc là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân sự, cụ thể là:

+ Hoạch định nguồn nhân lực: Với JD, người quản trị tổ chức sẽ hiểu được cấu trúc, sơ đồ của tổ chức mà mình xây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu chưa? Những người được bố trí vào từng vị trí đã phù hợp chưa? Từ đó người quản trị có thể phát hiện xác định, những bất hợp lý từ sơ đồ tổ chức, từ chính việc bố trí các vị trí bất hợp lý để từ đó thiết kế lại công việc, sắp xếp lại nhân sự để tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.

+ Kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa: Bằng việc so sánh mức độ chệch về trách nhiệm và năng lực giữa một vị trí công việc và vị trí “kế thừa”, bản mô tả công việc giúp xác định lộ trình phát triển đội ngũ “kế thừa” cho tổ chức.

+ Tuyển dụng: Bản mô tả công việc là cơ sở để xác định ngay từ đầu các yêu cầu tuyển chọn ứng viên, được nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của vị trí khuyết.

+ Đào tạo vào phát triển: Thông tin chi tiết về các yêu cầu năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ) trên Bản mô tả công việc chính là cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên.

Lương, thưởng, các chế độ phúc lợi là một trong những vấn đề quan trọng trong chính sách nhân sự của tổ chức. Chế độ lương thưởng nếu chỉ nằm ở thang, bảng lương của tổ chức cũng ảnh hưởng đến việc ổn định tổ chức. Thông qua JD, nhà quản trị sẽ biết từng vị trí ở thang bậc lương nào, có dải lương và phúc lợi ra sao, đối chiếu với các tổ chức tương tự khác thì ở mức cao, thấp hoặc trung bình? Qua đó xây dựng chính sách nhân sự nói chung, chính sách lương và phúc lợi phù hợp cho tổ chức trong từng thời kỳ và quan trọng là đảm bảo sự công bằng giữa công việc và phúc lợi cho các vị trí. Hơn nữa, hệ thống hóa JD sẽ cho phép nhà quản trị hoạch định được nguồn nhân lực thông qua việc phân tích công việc.

+ Lương và phúc lợi: Mỗi Bản mô tả công việc cũng có thể được đánh giá và quy ra điểm số. Điểm số của từng Bản mô tả công việc cũng có thể làm cơ sở để tính lương và phúc lợi cho vị trí công việc đó.

+ Đánh giá hiệu quả làm việc: Bản đánh giá hiệu quả làm việc luôn dựa vào mục tiêu cá nhân trong kỳ cùng với trách nhiệm trên Bản mô tả công việc của người nhân viên đảm nhận vị trí đó.

Ngoài các lợi ích phục vụ cho các 6 chức năng chính của quản trị nguồn nhân lực như trên, Bản mô tả công việc cũng giúp tổ chức xác định các thông tin liên quan đến tình trạng an toàn và sức khỏe cho từng vị trí công việc để có những biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro trong lao động cho nhân viên. Bản mô tả công việc cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc thực hành luật lao động trong doanh nghiệp. Chính các Bản mô tả công việc cũng góp phần vào việc xây dựng các quy trình, chính sách để định hướng các hoạt động mang tính khách quan liên quan đến con người như đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm…

Xây dựng bản mô tả công việc là yêu cầu tất yếu trong tiến trình hoàn thiện và phát triển một doanh nghiệp. JD - Bản mô tả công việc là cơ sở giúp nhà quản trị, quản lý kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc của vị trí đó. Hiện nay, nhiều tổ chức đã xây dựng hệ thống tiêu chuẩn cùng với JD như Goal - Setting, Balanced scorecard, ISO… để đánh giá hiệu quả công tác của các vị trí trong tổ chức. Ngoài ra, với tư cách là một “hợp đồng lao động kéo dài”, JD còn là cơ sở giúp người quản trị giải quyết các mâu thuẫn, xung đột, kể cả mâu thuẫn, xung đột pháp lý trong quá trình quản trị tổ chức.

Bt H. Điệp